Reuniões de Empresa - Como fazer?

[fabiocaseiro]

Boa noite caros amigos.

Estou a estagiar numa empresa e reparei que existe um grande falta de coordenação e comunicação entre as pessoas.

Estou a ponderar fazer reuniões semanais de forma a aproximar mais e a partilha de opiniões poder gerar melhores resultados.

Alguém EXPERT na matéria que me possa ajudar/indicar a forma como proceder? fornecer algo onde me basear?

Obrigado

[nathaniel]

queres um expert em quê? qual é o cargo que ocupas nesse estágio? em que aspecto é que há falta de comunicação entre as pessoas? se puderes especificar melhor, acho que talvez alguém te possa ajudar, agora aquilo que dizes é muito vago

[fabiocaseiro]

queres um expert em quê? qual é o cargo que ocupas nesse estágio? em que aspecto é que há falta de comunicação entre as pessoas? se puderes especificar melhor, acho que talvez alguém te possa ajudar, agora aquilo que dizes é muito vago

De forma a aumentar a comunicação e coordenação dentro da empresa, estou a ponderar criar reuniões com Encarregados, administração e vendedores de forma a que se possa falar entre todos dos mais variados aspectos, de forma a não existirem falhas de comunicação sobre os mais variados assuntos.

Estou a fazer Gestão de Marketing.

Obrigado

[Pastis]

boa noite caros amigos.

Estou a estagiar numa empresa e reparei que existe um grande falta de coordenação e comunicação entre as pessoas.

bom dia colega!!!!

[Pastis]

De forma a aumentar a comunicação e coordenação dentro da empresa, estou a ponderar criar reuniões com Encarregados, administração e vendedores de forma a que se possa falar entre todos dos mais variados aspectos, de forma a não existirem falhas de comunicação sobre os mais variados assuntos.

Estou a fazer Gestão de Marketing.

Obrigado

Agora a sério.

Não tens hipóteses. Ou esqueces isso e adapatas-te ou então, muda de empresa.
Essa decisões só podem vir de cima. Qd vêm de baixo, não funcionam.

[Vesper]

O Pastis tem toda a razao (também devemos ser colegas, falta de comunicaçao aqui é o prato do dia). Se estas a estagir e fazes uma dessas, comem-te vivo. Ao contrario do que deveria acontecer, em Portugal todas as ideias que venham de baixo (boas ou mas) sao automaticamente espezinhadas e ainda ficas mal visto.

[Pastis]

O Pastis tem toda a razao (também devemos ser colegas, falta de comunicaçao aqui é o prato do dia). Se estas a estagir e fazes uma dessas, comem-te vivo. Ao contrario do que deveria acontecer, em Portugal todas as ideias que venham de baixo (boas ou mas) sao automaticamente espezinhadas e ainda ficas mal visto.

De baixo não têm hipótese, só se for uma empresa muito avançada e aberta a novas metodologias.

De cima, é conforme o tipo de empresa e idade dos subordinados.

Eu por exemplo sou supostamente "chefe" e tenho 3 pessoas "abaixo". Em 2 anos não consegui mudar 1 único procedimento na empresa, muito menos implementar reuniões.

E tb tenho alguma formação em gestão de marketing...

É tudo muito bonito o que se aprende na teoria. Na pratica, nem sempre as coisas funcionam, e muitas vezes percebemos, que "mais não vale mexer na mrd". Se mudarmos muito os procedimentos, quebram-se as rotinas e os colaboradores, fartam-se, vão-se embora ou dificultam as coisas.

O bom gestor é aquele que consegue implementar novas metodologias mantendo ao mesmo tempo o envolvimento dos colaboradores. Muitos poucos o conseguem e não tenho vergonha de dizer que eu não consigo e já desisti de tentar mudar mentalidades. Logo, sou um mau gestor. ( tb não podemos ser bons em tudo na vida).

[aquicas]

Eu até tinha concordado com o Pastis no primeiro post, mas não posso concordar com este último no seu global.

Sim é verdade que um estagiário não vai conseguir fazer mudanças.
Sim é verdade que esta falta de comunicação tem de vir de cima. Mas se quem estar cá em baixo não conseguir mostrar isso, nunca vai conseguir resolver os assuntos.

Como diz alguém que conheço, é melhor saberem por mim do que nos corredores (e Deus sabe como estes corredores são ferteis!).

Portanto seja qual for a nossa posição, devemos pelo menos tenta que a comunicação para os que estão sob a nossa alçada funcione, temos de lhes dar as melhores ferramentas para que possam trabalhar.

[Pastis]

Portanto seja qual for a nossa posição, devemos pelo menos tenta que a comunicação para os que estão sob a nossa alçada funcione, temos de lhes dar as melhores ferramentas para que possam trabalhar.

Eu percebo o que queres dizer e reli o que escrevi. Soa-me tanto a quem está a caminho dos "entas" que até doi
Sabes, ao fim de muitos anos a partir pedra em diversas empresas, acabamos por escolher os caminhos mais simples, não só porque são mais simples mas tb pq perdemos um pouco a "chama".

Realmente é de louvar um jovem querer mudar alguma coisa! Ele que tente pois só assim poderá evoluira na vida. Desistir talvez não seja o correcto. Tens razão.

[aquicas]

Eu percebo o que queres dizer e reli o que escrevi. Soa-me tanto a quem está a caminho dos "entas" que até doi
Sabes, ao fim de muitos anos a partir pedra em diversas empresas, acabamos por escolher os caminhos mais simples, não só porque são mais simples mas tb pq perdemos um pouco a "chama".

Realmente é de louvar um jovem querer mudar alguma coisa! Ele que tente pois só assim poderá evoluira na vida. Desistir talvez não seja o correcto. Tens razão.

Como te compreendo!!! E tão bem!!!

Eu percebi o que querias dizer, a malta farta-se de ver sempre os mesmos problemas de dizer como se deve fazer e de nos apoiarem pq da próxima não volta a acontecer e depois... toma!! Aconteceu.

Mas há uma coisa que não me podem apontar: quem depende de mim e das minhas indicações tem de as receber. Seja por reunião por email por papel escrito e com "tomei conhecimento" no topo, o que seja. Sou mau feitio mas se há coia onde não deixo "buracos" é no trabalho, mesmo que falhe noutros aspectos da vida! ;) E também não me posso queixar de indicações superiores.

Se me aparecesse um estagiário (venha ele que tenho trabalho para dar e vender!) e me dissesse que esta não era a melhor forma de actuar, óptimo vamos ver as sugestões e tentar mudar para analisar. Resulta? Òptimo obrigada. Não resulta? Obrigada na mesma voltamos ao inicio. O que não nos podemos é armar em "donos da verdade" e deixar andar.

Estou muito filosófica hoje!!

[Evolution6]

Então se entrarmos no campo das pequenas/médias empresas "familiares" é mesmo remar contra a maré.
E refiro-me a familiares tendo como exemplo uma empresa em que os gerentes são conjuges, o Dep.Recursos humanos um filho ou um genro, Dep.Produção mais um filho, Dep.Financeiro mais outro, etc, etc...qualquer procedimento ou ideia inivadora são asfixiados logo á partida.
Não é fácil, em Portugal temos muitos patrões e muito poucos empresários, a separação das águas entre aquilo que diz respeito á empresa e aquilo que é pessoal é quase inexistente, mas acho que deves lutar e não baixar os braços.

[Nuno156]

O problema é ser estagiário...

Ou bem que há abertura para aceitar a ideia, e a coisa funciona bem.
Ou então pode ser entendido como uma crítica à gestão, e criar anti-corpos
que resultem numa não contratação após o estágio.

Não basta querer que as coisas sejam bem feitas. É necessário fazer as
coisas bem feitas também. Ou seja, sugerir as ideias à gestão / chefia em
privado. Dar a oportunidade que a ideia possa ser atribuída à gestão /
/ chefia. Não manter um baixo perfil dá direito a inimigos.

[Pastis]

Não basta querer que as coisas sejam bem feitas. É necessário fazer as
coisas bem feitas também. Ou seja, sugerir as ideias à gestão / chefia em
privado. Dar a oportunidade que a ideia possa ser atribuída à gestão /
/ chefia. Não manter um baixo perfil dá direito a inimigos.

Mas isso ele só vai aprender se for à cabeçada. Ele que tente e veja no que dá... Nunca se sabe.

[Vesper]

Então se entrarmos no campo das pequenas/médias empresas "familiares" é mesmo remar contra a maré.

Às vezes nem precisam de ser familiares. Falo do que vejo aqui... a estrutura esta de tal forma montada que qualquer proposta que seja feita de pessoal "medio/baixo" é colocada de lado. ainda que venham muitas vezes com a conversa do "a nossa porta esta sempre aberta". ja fizemos acçoes onde muitas pessoas (colaboradores internos) deram ideias para melhorar a comunicaçao, para melhorar o ambiente e ate para melhorar o desempenho financeiro da empresa (outras areas de negocio, outras formas de aproveitar o que ja temos, etc). Ideias aproveitadas? Nenhuma. Feedback dessas ideias? Nenhum.

Na maioria das empresas portuguesas por onde passei (ou melhor, todas), dar ideias não serviu de quase nada. Terei tido azar? é possivel...

[XlPower]

O normal é cada um querer estar no seu cantinho, mandar no seu cantinho, e criticar todos os outros.
Trabalhar em equipa em Portugal, saber escutar, discutir opiniões, aceitar que ganhem opiniões contrárias, isso não faz parte da nossa cultura. Há uma grande falta de fair-play no trabalho, lol

[XlPower]

Às vezes nem precisam de ser familiares. Falo do que vejo aqui... a estrutura esta de tal forma montada que qualquer proposta que seja feita de pessoal "medio/baixo" é colocada de lado. ainda que venham muitas vezes com a conversa do "a nossa porta esta sempre aberta". ja fizemos acçoes onde muitas pessoas (colaboradores internos) deram ideias para melhorar a comunicaçao, para melhorar o ambiente e ate para melhorar o desempenho financeiro da empresa (outras areas de negocio, outras formas de aproveitar o que ja temos, etc). Ideias aproveitadas? Nenhuma. Feedback dessas ideias? Nenhum.

Na maioria das empresas portuguesas por onde passei (ou melhor, todas), dar ideias não serviu de quase nada. Terei tido azar? é possivel...

Sim, o mais engraçado é esse discurso de estarem abertos a ideias, blá, blá, mas depois vai tudo para o lixo, ou porque nem ligam, ou porque não é o momento, ou porque outra coisa qualquer.

[fabiocaseiro]

Obrigado a todos pelas opiniões.

De facto, assusta um bocado esta questão, mas se não arriscar, não consigo saber o resultado.

Vou dar o ponto de situação:

Falei com o meu superior, "Chefe ou Boss" como queiram

Sentei me e expliquei-lhe tudo ao pormenor, desde o que estava "menos certo" e o que "poderia ser melhorado". Apresentei lhe os problemas que enfrentamos em termos de produção/vendas/prazos de entrega e expliquei que a necessidade de comunicação entre os 3 sectores era a forma de reduzir um pouco esses problemas.

Ele concordou, pediu me para orientar as reuniões e para decidir quando e como se fazer (basicamente, tenho eu de ser o responsável pelas reuniões)

De forma a não criar os Anti-Corpos, expliquei ao Chefe a minha posição na empresa (estagiário) de forma a assumir ele a responsabilidade das reuniões.

Um abraço a todos

[Cyfer]

Como te compreendo!!! E tão bem!!!

Eu percebi o que querias dizer, a malta farta-se de ver sempre os mesmos problemas de dizer como se deve fazer e de nos apoiarem pq da próxima não volta a acontecer e depois... toma!! Aconteceu.

Mas há uma coisa que não me podem apontar: quem depende de mim e das minhas indicações tem de as receber. Seja por reunião por email por papel escrito e com "tomei conhecimento" no topo, o que seja. Sou mau feitio mas se há coia onde não deixo "buracos" é no trabalho, mesmo que falhe noutros aspectos da vida! ;) E também não me posso queixar de indicações superiores.

Se me aparecesse um estagiário (venha ele que tenho trabalho para dar e vender!) e me dissesse que esta não era a melhor forma de actuar, óptimo vamos ver as sugestões e tentar mudar para analisar. Resulta? Òptimo obrigada. Não resulta? Obrigada na mesma voltamos ao inicio. O que não nos podemos é armar em "donos da verdade" e deixar andar.

Estou muito filosófica hoje!!

"Falaste" bem, mas a "deslexia" pah....

PS: Vou parar com a "perseguição" que assim já parece que não tenho mais nada pa fazer...

[RMOS]

O Pastis tem toda a razao (também devemos ser colegas, falta de comunicaçao aqui é o prato do dia). Se estas a estagir e fazes uma dessas, comem-te vivo. Ao contrario do que deveria acontecer, em Portugal todas as ideias que venham de baixo (boas ou mas) sao automaticamente espezinhadas e ainda ficas mal visto.

Não pode ser tomado como exemplo, porque só reconheço um caso em vários, mas conheço uma empresa, que adopta grande parte da filosofia japonesa, e todas as semanas existem reuniões, sem qualquer formalismo, em que se junta chefia com operários. Todos são convidados a apresentar as suas ideias, exporem aspectos a melhorar, imprevistos. Todos se encontram de pé à volta de um quadro branco.
Diariamente, há reuniões de 10 minutos do máximo, nas mudanças de turno, semanalmente chega à meia hora e mensalmente poderá haver reuniões um pouco mais alongadas mas especificas para cada departamento.

Penso que é sempre uma boa medida a ser aplicada, desde que também haja organização e consciência do motivo de todos se encontrarem ali.

[Huckleberry]

Ou seja ...

Se correr bem fica o boss com os louros.
Se correr mal .. entala-se o estagiario.

O costume.

[Ilyushin]

Eu há cerca de 10 anos trabalhei numa pequena empresa em que havia mais ou menos uma reunião por mês.

Era assim: Os chefes perguntavam: "Alguém tem algo a dizer sobre aspectos positivos ou negativos do trabalho?"

E os assuntos surgiam naturalmente, sem nenhum tipo de protocolo. Por vezes essas reuniões duravam 3 ou 4 horas e ninguém queria ir embora, ainda que fosse permitido. Foi o melhor trabalho que tive até hoje, nunca vi uma empresa funcionar tão bem com tão pouca organização. E os funcionários tinham total abertura para abordar qualquer assunto, como se os patrões fossem colegas de trabalho (com o devido respeito, como é óbvio). Só como observação, nos 4 anos que lá trabalhei apenas entraram funcionários, nunca nenhum foi demitido!

[Visitante]

Eu acho que num século XXI é patético estar a dar opiniões destas mas infelizmente, isto é portugal, e tem mesmo de ser, deixa-te estar quietinho!

Na semana passada estive a falar com um amigo numa situação em base semelhante à tua, está a efectuar um estágio remunerado de 6 meses numa que é certamente uma das 5 maiores empresas em portugal. Um dos chefões máximos disse-lhe que estava muito interessado em que ele fizesse um estudo para avaliar a efectividade de X num determinado departamento, ora o individuo começou o trabalho e uma semana depois o chefe do departamento afectado pergunta-lhe o que é que ele está a fazer, que aquilo não era necessário, o chefe de outro departamento que teria de colaborar diz também que não, mas num terceiro departamento em conversa dizem que acham aquilo interessante.

O rapaz não sabe para onde se virar, cada um diz uma coisa distinta, os "chefes" não falam entre eles e empurram-no para um lado e para o outro como uma bola de ping pong não lhe respondem e depois para não se queimarem não falam com o chefe mas queimam o estagiário e assim andam as coisas.

Qualquer tentativa de resolução do problema só serviu para ficarem chateados com ele. Portanto comunicação e inter ajuda deve funcionar provavelmente numa alemanha ou dinamarca, em portugal.... vale mais estar quietinho.

Portanto a não ser que ainda agora chegaste e já queres arranjar problemas para o teu lado, junta-te à molhada e aplica o "Gráfico uniformizado para resolução de problemas em portugal":

[AMGfan]

Tudo depende do modo como se aborda a questão...

Acho que deves ser honesto e frontal na tua análise ao clima organizacional quando te pedirem opinião. Porque se estás num estágio, certamente esse momento chegará. Nem que seja no último dia de trabalho nessa empresa. Se te podes antecipar? Claro que sim. Estuda bem a abordagem. Não acredito que a "gestão" não te queira ouvir se fores correcto e delicado. Decerteza que serão muito pertinentes alguns "porquês?" que levantares...

[aquicas]

Obrigado a todos pelas opiniões.

De facto, assusta um bocado esta questão, mas se não arriscar, não consigo saber o resultado.

Vou dar o ponto de situação:

Falei com o meu superior, "Chefe ou Boss" como queiram

Sentei me e expliquei-lhe tudo ao pormenor, desde o que estava "menos certo" e o que "poderia ser melhorado". Apresentei lhe os problemas que enfrentamos em termos de produção/vendas/prazos de entrega e expliquei que a necessidade de comunicação entre os 3 sectores era a forma de reduzir um pouco esses problemas.

Ele concordou, pediu me para orientar as reuniões e para decidir quando e como se fazer (basicamente, tenho eu de ser o responsável pelas reuniões)

De forma a não criar os Anti-Corpos, expliquei ao Chefe a minha posição na empresa (estagiário) de forma a assumir ele a responsabilidade das reuniões.

Um abraço a todos

Ou seja, ele atirou-te (ou tentou pelo menos) aos lobos! Porreiro ele.

A primeira coisa ele fez: ouviu. A segunda correu mal.
Qdo tens de ser tu a explicar que o "Big Boss" é ele e que lhe cabe a ele conduzir as reuniões em que participa.

Houve algo que ainda não percebi: essas reuniões são periódicas e já existem? Têm ordem de trabalho? Quem conduz a reunião? Quem participa nela (chefias dos vários sectores que depois passam palavra)?
Mais importante que tudo o resto, a tua posição dentro da empresa mesmo sendo de estagiário está a que nível? Com que "autonomia"?

Pergunto isto, pq mesmo qdo já se conhecem as pessoas e se sabe o que se pode esperar acontecem surpresas e chatices. E nem sempre as ideias do "estagiário" são bem vistas.

[biker]

Existe um problema muito grave nas empresas, "má gestão" depois andam á deriva por falta de coordenação e comunicação, a empresa onde trabalho tem esse mesmo problema...

[Pastis]

Obrigado a todos pelas opiniões.

Fabio, tendo em conta a tua função, lembra-te destas Leis antes de avançar com sugestões:

1) Lei do menor esforço. Se a mudança implicar mais esforço de alguém, deve ser esse alguém a "lembrar-se" dessa mudança, tens de usar técnicas de persuasão mais elaboradas de forma a que as ideias parecem ser dos outros.

2) Lei da sobrevivência. A burocracia e complexidade de processos é encarada como uma forma de se manter um posto de trabalho. Como tal, se quiseres mudar alguma coisa num departamento não deves nunca criticar o processo actual mas sim dizer é excelente e que pode ser ainda melhorado perguntando às pessoas o que fariam para melhorar e, usando novamente a persuasão, arranjar maneira delas seguirem a tua ideia.

3) Lei do vendedor é rei. Se o chateares muito com merdisses, ele vai-se mesmo embora. Tratam-se de pessoa que conhecem toda a gente e com 2 telefonemas estão a trabalhar noutro lado, e com muitas probabilidades na concorrência. Muito cuidado com eles e com as ideias "parvas do marketing". Tenta envolver os vendedores nas estratégias de marketing, faz-te ignorante, pede-lhes ajuda. Nem te atrevas a impor-lhes alguma coisa.

[AMGfan]

Em 26 posts, contam-se pelos dedos de uma mão as abordagens positivas e encorajadoras...

Alguém de vocês tem recursos humanos subordinados?

[Pastis]

Alguém de vocês tem recursos humanos subordinados?

Subordinados é o quê? Fazerem o q tu mandas?

[Vehicle]

Há empresas que têm a mania de fazer reuniões pós laborais mensais quando muitas das pessoas até estão a trabalhar em clientes (outsourcing).

Há ai cabeças pensadoras que pensam que as pessoas não têm vida e obrigações para lá do trabalho

[fabiocaseiro]

Sim, eu estou me a defender dessa forma, sendo muito claro, explicando e pedindo sempre opinião sobre todos os passos que dou. Se vir alguma reacção menos boa, defendo me e tento contornar, mas até agora tenho tido votos positivos para seguir em frente.

A diferença "more" para os colaboradores já existentes na empresa, será apenas a de ouvir o que os outros tem para dizer e vice versa. O restos dos trabalhos vão ficar a meu cargo, coisas qeu ainda não são feitas e eu irei trabalhar que são:

Gerar uma tabela com os Stocks disponíveis para distribuir a toda a gente nas 6as feiras de forma. Anexo irão notas de incentivo, talvez com comissões sobre a necessidade de vendas mediante o stock disponível.
A empresa em causa, não consegue controlar o stock na totalidade, pois é extracção e transformação de pedra, e o stock surge mediante o que se consegue extrair. De forma a contornar isso, a lista de stocks e a comissão sobre o que temos em excesso poderá ser um incentivo para os vendedores.

Aproveito também a reunião para observar os vendedores e "sacar informações" sobre as necessidades de mercado.


Estive a elaborar o seguinte para a reunião, na qual gostaria da vossa opinião/critica construtiva de forma a melhorar os aspectos abordados.

Pessoas na reunião:

Diretor Geral
Gestor de Frota/Recursos Humanos/Fornec/Dir. Técnica/Admin/Orçament.
Encarregado geral Produção
Equipa de Vendas
Gestão de Marketing e Comunicação
Escritório/Administração


A solucionar:

- Control de Stocks
De forma a controlar os stocks, motivar vendas de determinados produtos, a cada reunião distribuímos uma lista para a semana seguinte sobre os stocks disponíveis.


- Estado das Encomendas
Organizar, Ordenar e Cumprimento de Timings

- Estado das Vendas


- Necessidades de Produção
Mediante as necessidades propostas pelos vendedores, organizar as necessidades de produção.

- Necessidades de Vendas
Definição do que se necessita vender mediante os stocks disponíveis.

- Apresentação de Produtos Novos e decisões sobre o mesmo.


Obrigado a todos