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Quais as vossas estratégias para gerir email, contactos, calendário e tarefas ?

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    Quais as vossas estratégias para gerir email, contactos, calendário e tarefas ?

    Quais as vossas estratégias para gerir email, contactos, calendário e tarefas ? --- A pergunta parece simples, mas a resposta tem-me dado cabo da cabeça !


    Cada vez andamos mais inundados! Inundados por um lado com toda a enxurrada de informação que a internet debita quotidianamente, por outro lado inundados com tarefas, compromissos pessoais, compromissos com os clientes, prazos legais, lembretes, papelinhos, telefonemazinhos para fazer, aniversarios, ideias para colocar em pratica, orçamentos, e outras merdinhas ...
    Provavelmente muitos de vós sentem isto.
    E agora pergunto: Quais as vossas estratégias para navegar calmamente em tal mar de informação ??

    Pessoalmente, a minha cabeça tem sido bastante boa e tem dado razoavelmente conta do recado, mas já não dá para tudo, por isso decidi aliviar muita coisa que tenho na cabeça, bem como digitalizar muita coisa que tenho em papelinhos soltos. Sim, papelinhos soltos e folhas de tarefas, pois sempre resisti a utilizar uma agenda fisica (tipo agenda anual)

    Ressalvo que já sou um OUTLOOKiano para a parte do E-Mail, ou seja uso religiosamente o Outlook (2007), e estou bastante satisfeito.
    Antes do Outlook utilizava o Outlook Express há muitos anos, e ainda só não tinha mudado por inércia e porque sabia que a migração seria trabalhosa. E foi, demorei vários DIAS .
    Ou seja, investi tempo (bastante) na personalização do outlook, mas sem duvida que compensou . É a velha frase do "se eu tivesse oito horas para derrubar uma árvore, passaria seis afiando meu machado."

    Exemplo Outlook 2007


    No outlook tenho todas as minhas contas de email, e centenas de pastas e regras que simplificam e ajudam bastante na gestão do email.
    Essas regras não só arrumam o correio à medida que vai chegando, como ajudam imenso a não perder tempo com correio que não interessa.
    Um exemplo pratico: O fornecedor ou a marca XPTO costuma mandar-me uma newsletter semanal com preços, promoções, etc. Ora, acho interessante ficar com esse registo, mas não me apetece ser incomodado ou distraido pelo outlook a avisar-me que o essa Newsletter chegou. Solução: Criar uma pasta para onde essas newsletters são canalizadas, e ao mesmo tempo ficam marcadas como lidas. Ou seja, se um dia precisar consultar já sei que estão lá na pasta respectiva , mas não quero ser chateado à medida que vão chegando.

    EXEMPLO de regras do outlook:



    Claro que há um ou outro detalhe que gostaria de melhorar, como aumentar a eficiencia das search folders (as quais infelizmente nao funcionam para vários PST´s ao mesmo tempo), bem como gerir melhor a parte de arrumar automaticamente o correio enviado. Mas nada de urgente, pois posso dizer que tenho o mail em dia, e a trabalhar de uma forma eficiente e bem oleada



    ************************************************** **************************************
    ************************************************** **************************************


    QUando à parte da gestão das tarefas e calendário é que estou a tentar elaborar um esquema para usar doravante, e gostaria de colher mais opiniões

    Tenho lido muito, e já percebi que é dificil existir uma formula consensual / universal / all in one.

    Algumas das principais soluções: Outlook Classico ; Exchange ; Outlook Online (outlook.com) ; Google calendar ; Trello ; omnifocus ; Evernote ; Remember The Milk ; Producteev ; Toodledo

    E aqui o problema ramifica-se em duas partes principais : Agenda (calendário) , e listagem de TAREFAS

    Para a parte da Agenda (calendário) , O Google é porreiro, sobretudo para quem tem uma conta Gmail , e usa essa conta através do Browser . Pessoalemente já utilizei essa agenda durante algum tempo, e gostei bastante. No entanto, devido a guerrilhas Google / Microsoft, de momento a sincronização com o Outlook (Instalado localmente) não existe, o que torna bastante desinteressante o Google para quem usa Outlook.
    Ressalvo que existe uma versão paga do Gmail que permite essa sincronização, mas no meu caso tenho dominio próprio, não tenho qualquer interesse em estar a pagar pelo Gmail profissional.

    Após ter feito uma série de testes , optei pelo Outlook.pt , o qual funciona bem online (Browser), funciona bem em todos os tablets e smartphones (Apple , android e Windows phone), e sincroniza bastante bem com o Outlook Instalado localmente. No caso do Outlook 2013 é fantástico e tudo funciona out of the box, no caso do Oulook 2003 , 2007 ou 2010 é necessário instalar o " Microsoft Outlook Hotmail Connector " para fazer o activesync, mas na pratica funciona bem .
    Aliás, funciona bem para a parte do calendário / agenda , pois não sincroniza as tarefas!!! Apenas o 2013 consegue sincronizar essa parte !!!

    Mas do mal o menos, pois as tarefas do Oulook.com e do Google calendar são algo basicas, sobretudo quando combinado com gestores de tarefas mais bem conseguidos como por ex o Trello , o qual recomendo vivamente :



    E pronto, é esta a estratégia que me parece a mais correcta, recapitulando :

    Para o correio> Outlook Local com todas as contas de correio (ao qual acedo via VPN)

    Para agenda / calendário >Outlook.pt em todo o lado, sincronizado com o Outlook Local

    Para tarefas, to-do´s e cenas avulsas> Trello

    Por ultimo partilho este artigo de alguem com dilemas similares: http://moverell.com/post/37906527558...ne-with-trello


    Opiniões , experiencias e sugestões são bem vindas


    Alguns screenshots das aplicacoes aqui faladas :








    Remember the Milk


    Editado pela última vez por Civismo; 12 January 2014, 11:54.

    #2
    Para gerir isso tudo, uso o iCloud.

    Comentário


      #3
      para 99.9% dos comuns mortais uma conta google com sincronização de contactos, calendário e email no smartphone chega e sobra. Para as tarefas mais básicas é possível usar um software do tipo "Post-it". É simples mas extremamente útil. A não ser que recebas 500 emails por dia....


      P.S. Já tentei estratégias como a tua cheias de regras e filtros, mas ao fim de algum tempo cheguei à conclusão de que quase sempre o mais simples é o que resulta melhor.

      Comentário


        #4
        Conta google. That's it.

        Comentário


          #5
          Talvez a simplicidade seja o caminho

          é preciso é não entrar em fundamentalismos para não ficar assim:

          Take Control of Your Calendar

          Take Control of Your Calendar | Texas MBAs Talk





          Ah, e esqueci-me do evernote, que muita gente usa em complemento ou em substituicao do Trello,

          https://evernote.com/intl/pt/evernote/

          por ex:

          Taneya's Genealogy Blog | Using Evernote and Trello
          e
          I've Been Using Evernote All Wrong. Here's Why It's Actually Amazing

          <img src="http://leadteachlearn.org/pictures/evernote.png" alt="" />


          <img src="http://www.streamhead.com/wp-content/uploads/2009/11/evernote3.png" alt="" />

          Por ultimo, partilho um texto que alguem escreveu num outro forum, e que tem a sua razão:
          Gostei disto que alguem escreveu num forum: A melhor estratégia é ter um telefone simples, daqueles que apenas permitem fazer e receber chamadas, ter uma conta de mail, mas fazer a consulta apenas um vez por dia, não responder à maioria do mail, e dar a entender aos emissores que não ligamos puto ao correio que nos enviam. É impossivel gerir toda a informação que nos é enviada. Já desisti dessa treta, quem me quiser contactar telefona-me, não estou para perder uma imensidão de tempo a gerir mails e compromissos e outras cenas. Se faltar a um compromisso, a uma reunião, se perder um negócio... azar. Ganho em saúde e tempo. As coisas devem ser simplificadas, não o inverso, e a informática está cada vez mais a burocratizar a vida das pessoas. A melhor estratégia é corte radical, não nos tornarmos escravos da máquina.

          Comentário


            #6
            Talvez a simplicidade seja o caminho

            é preciso é não entrar em fundamentalismos para não ficar assim:

            Take Control of Your Calendar

            http://blogs.mccombs.utexas.edu/mba-...your-calendar/





            Ah, e esqueci-me do evernote, que muita gente usa em complemento ou em substituicao do Trello,

            https://evernote.com/intl/pt/evernote/

            por ex:

            http://www.taneya-kalonji.com/genblo...ote-and-trello
            e
            http://lifehacker.com/5989980/ive-be...tually-amazing






            Por ultimo, partilho um texto que alguem escreveu num outro forum, e que tem a sua razão:
            Gostei disto que alguem escreveu num forum: A melhor estratégia é ter um telefone simples, daqueles que apenas permitem fazer e receber chamadas, ter uma conta de mail, mas fazer a consulta apenas um vez por dia, não responder à maioria do mail, e dar a entender aos emissores que não ligamos puto ao correio que nos enviam. É impossivel gerir toda a informação que nos é enviada. Já desisti dessa treta, quem me quiser contactar telefona-me, não estou para perder uma imensidão de tempo a gerir mails e compromissos e outras cenas. Se faltar a um compromisso, a uma reunião, se perder um negócio... azar. Ganho em saúde e tempo. As coisas devem ser simplificadas, não o inverso, e a informática está cada vez mais a burocratizar a vida das pessoas. A melhor estratégia é corte radical, não nos tornarmos escravos da máquina.

            Comentário


              #7
              Outlook com pastas para os emails.

              Ideias e listas, costumo utilizar Microsoft Onenote, sincronizado com a skydrive

              Comentário


                #8
                Em casa o Outlook mas há aí exemplos de quase falta colocar "15m para ir ao wc e não esquecer o jornal".

                E não uso o mesmo para trabalho/casa.

                Comentário


                  #9
                  A minha situação:

                  - Email e agenda profissional: Microsoft Exchange com sincronização via MS Outlook

                  - Email e agenda pessoal: GMail e Google Calendar.

                  Para sinalização de tarefas, costumo usar "as bandeirinhas" nos emails de trabalho e o google tasks para as pessoais. Às vezes uso o google tasks para tarefas profissionais.


                  Depois, sincronizo tudo no telemóvel (android). Além disso utilizo o ColorNote, que permite a colocação de post-its no visor do telemóvel com as tarefas semi-urgentes que podem ficar esquecidas.

                  Comentário


                    #10
                    Originalmente Colocado por AdolfoSDias Ver Post
                    A minha situação:

                    - Email e agenda profissional: Microsoft Exchange com sincronização via MS Outlook

                    - Email e agenda pessoal: GMail e Google Calendar.

                    Para sinalização de tarefas, costumo usar "as bandeirinhas" nos emails de trabalho e o google tasks para as pessoais. Às vezes uso o google tasks para tarefas profissionais.


                    Depois, sincronizo tudo no telemóvel (android). Além disso utilizo o ColorNote, que permite a colocação de post-its no visor do telemóvel com as tarefas semi-urgentes que podem ficar esquecidas.
                    Explique-me isso das bandeirinhas, que nunca percebi bem . Obrigado

                    Comentário


                      #11
                      Eu passei a usar um método de gestão de tarefas,notas e agenda em papel (moleskin) há sensivelmente 1 ano, um método que vi na net não me lembro onde.

                      Uso uma agenda moleskin de papel do lado esquerdo dias da semana e direito página para notas+tarefas
                      destas simples, faço depois uma divisão ao meio da página do lado esquerdo para separar manhãs de tardes.



                      Tarefas têm um check box a preceder e as tarefas filhas ficam identadas à direita:

                      [] Preparar almoço
                      - [] comprar comida
                      - [X] comer


                      Notas têm um bullet preto:

                      º Vi um filme que se chamava não sei quê
                      º O zé manel é sacana fez-me isto e eu não gostei.
                      º O supermercado fecha às 8h todos os Sábados.

                      Tarefas não concluídas esta semana são rescritas na folha da semana seguinte.
                      Tarefas concluídas que deram origem a novas tarefas levam uma seta a seguir à check box

                      [X] ->
                      ( a seta indica-me que aquela tarefa teve seguimento posterior)

                      A tarefa nova que surgiu a partir duma anterior leva uma seta antes:
                      ->[]
                      ( a seta aqui indica-me que teve uma tarefa precedente).

                      Tem funcionado melhor do que qualquer outro método electrónico que tenha usado no passado.
                      Tb uso a agenda do Gmail mas só quando tenho semanas muito complexas com muitas reuniões.

                      Comentário


                        #12
                        Sempre adoptei a estratégia KISS


                        Gmail + G Calendar + G Keep (Tasks), tudo sincronizado em todos os devices.

                        Outlook é tão século passado que até me faz confusão como ainda há quem use isso hoje em dia. Mas cada um saberá o que resulta melhor para si.

                        Comentário


                          #13
                          Originalmente Colocado por Rasec Ver Post
                          Sempre adoptei a estratégia KISS


                          Gmail + G Calendar + G Keep (Tasks), tudo sincronizado em todos os devices.

                          Outlook é tão século passado que até me faz confusão como ainda há quem use isso hoje em dia. Mas cada um saberá o que resulta melhor para si.
                          Recuso-me a lidar com o interface dos webmails especialmente o gmail e portanto uso Outlook.

                          Tem os seus defeitos a nivel de pouca " fiabilidade " , muitos, mas como faz parte do meu trabalho saber resolve-los, é na boa.

                          Outra vantagem é que não há limite para a informação, por assim dizer. Pode-se ir criando pst's e a verdade é que no 2010 já não há os problemas constantes de pst's acima de 1.5 GB

                          Comentário


                            #14
                            Pela possibilidade de integrar emails corportivos ao gmail, documentos, calendário, respectiva sincronização, tudo com o android, é da minha opinião que as soluções da Google são as mais completas.

                            A Apple proporciona semelhantes resultados mas o custo, como sabemos, é bastante diferente.

                            Comentário


                              #15
                              Uso o outlook 2007 no meu pc com uns 5 PST´s (cada pst pode ter 20GB).
                              Mas podia usar os que quisesse, ou seja, no outlook nunca ha necessidade de libertar espaço, posso ter disponivel os mails dos ultimos 20 anos sem problemas.
                              No meu outlook tenho umas 10 ou 12 contas de email, que por uma razão ou outra foram ficando. O ponto é que o Outlook corre as contas contas todas, independente da quantidade de contas.

                              Conheço bem o outlook 2010, mas como tenho a licenca comprada do 2007 PME , é o que utilizo.

                              Entretanto já mexi um bocado no outlook 2013 , incluisive tenho ali uma trial num PC onde tenho feito testes, e posso dizer que gosto bastante.
                              E não sei se não compro uma licença do office 2013 , o outlook 2013 está muito bom.

                              Isto tudo para dizer que o Oulook é de facto do século passado, mas é uma ferramenta mais complexa do que pode parecer à primeira vista, sobretudo para quem nunca utilizou.

                              E já estou a ficar cota, é normal que para as geracoes mais novas faça mais sentido um sistema de email puramente na cloud

                              Comentário


                                #16
                                Já utilizei o outlook 2010 para fazer toda a sincronização de e mails, tarefas, etc. Desde que tenho o windows 8, tenho a minha conta Hotmail associado ao PC e tudo o que é email, tarefas, contactos aquilo descarrega tudo lá e tenho as notificações a aparecer no PC dos e mails, compromissos, etc. Além do mais todos os ficheiros do skydrive também são automaticamente sincronizados (uso o skydrive para guardar todos os meus ficheiros, menos musica e imagens). Para mim este formato é excelente e estou muito satisfeito com esta solução. Windows 8 + conta Hotmail = tudo organizado (Contactos, email, calendário, documentos).

                                Comentário


                                  #17
                                  Icloud

                                  Comentário


                                    #18
                                    Originalmente Colocado por Civismo Ver Post
                                    Explique-me isso das bandeirinhas, que nunca percebi bem . Obrigado
                                    No Outlook, quando vem um email a que preciso de dedicar atenção posterior, marco com a bandeira ao lado direito do email. Passa automaticamente para as "Tasks" do Outlook. Além disso, com a aplicação nativa do android para email, dá para ver quais são os emails marcados.

                                    Comentário


                                      #19
                                      Originalmente Colocado por Rasec Ver Post
                                      Sempre adoptei a estratégia KISS


                                      Gmail + G Calendar + G Keep (Tasks), tudo sincronizado em todos os devices.

                                      Outlook é tão século passado que até me faz confusão como ainda há quem use isso hoje em dia. Mas cada um saberá o que resulta melhor para si.
                                      Semelhante por aqui.

                                      Basta-me olhar para o Outlook e quase que me dá vomitos

                                      Comentário


                                        #20
                                        Originalmente Colocado por Indigo Ver Post
                                        Semelhante por aqui.

                                        Basta-me olhar para o Outlook e quase que me dá vomitos
                                        Ja utilizaste alguma vez ?

                                        Comentário


                                          #21
                                          Sim, já há uns bons anos antes de mover tudo para os serviços da Google.

                                          Até porque ao usar exclusivamente Linux no portátil de trabalho, adeus Outlook

                                          Há algo naquele sistema de menus e cores ( especialmente no 2007 ) que me irrita solenemente.

                                          Mas é por isso que existem vários serviços/produtos, cada um usa o que se adequa melhor a si
                                          Editado pela última vez por Indigo; 12 January 2014, 20:35.

                                          Comentário


                                            #22
                                            Por aqui recorro a diversas tools:

                                            -Evernote;
                                            -Exchange Active Sync; (a par do outlook OWA e outlook 2013);
                                            -Exchange Enterprise; (a par do outlook OWA e outlook 2013);
                                            -OneNote (para algumas coisas que tenho de depositar nalgum lado);

                                            E cada conta tem o seu âmbito. Ou seja no meu domínio tenho contactos/agenda/tasks/calendário. Para o work tenho outras.
                                            Tenho uma conta de gmail mas é puramente para loggar os androids ;)
                                            Agora sinto-me um pouco perdido entre ambientes, pois por um lado prefiro android e windows. Mas por outro gostava de migrar tudo para iOS e experimentar o que isso pode oferecer. Só que já há alguns detalhes que não gosto no iOS quando sincronizado com várias contas, como por exemplo ao guardar um contacto ele guarda na conta default em vez de me dar opção de escolher onde quero guardar, entre outras pintelhices.
                                            Editado pela última vez por TommyPT; 12 January 2014, 20:42.

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                                              #23
                                              E agora um desafio para os dinossauricos do Outlook: Ha coisinhas que gostaria de meter o Outlook a fazer , por ex , criar uma regra em que quando envio um mail para o "manuel santos" , automaticamente é movido da pasta dos enviados para a pasta "manuel santos" , tal como ja acontece com as recebidas.

                                              Consigo criar uma regra que faz isto,mas com o inconveniente de criar uma cópia para a pasta "manuel santos" , mantendo a original nos enviados .
                                              COmo ser faz para Mover em vez de copiar (duplicar ) , alguem sabe ?

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                                                #24
                                                Uso google para tudo. Não tenho nem quero mais nada. E tudo integrado maravilhosamente com o meu nexus 5.

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                                                  #25
                                                  Para os temas pessoais uso o Gmail (mail, agenda, etc.), para profissional, Outlook, não é nada mau!

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                                                    #26
                                                    Nem posso acreditar ... Quando finalmente decidi-me pelo OUtlook.com (Andei indeciso entre Google Calendar VS Outlook.com para agenda) , acabei de reparar que o Outlook.com não tem a possibilidade de fazer algo tão básico quanto pesquisar !
                                                    Ou seja, numa agenda que terá um dia centenas ou milhares de eventos , não tem a possibilidade de Pesquisar !
                                                    Ainda pensei que estivesse a escapar-me algo , mas ha muita gente a queixar-se do mesmo.

                                                    Felizmente o Outlook Fisico instalado no pc vai buscar o calendário e ai já se consegue fazer search ... em todo o caso é de estranhar que não tenham a tal possibilidade de pesquisa, tal como a agenda do google tem ha tanto tempo.

                                                    Se o Google sincronizasse (gratuitamente) com o calendario do outlook instalado no pc , ainda pensava duas vezes

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                                                      #27
                                                      Na empresa usamos o Lotus Notes, que é ferramenta obrigatória.

                                                      Pessoalmente uso a agenda do velhinho Nokia N95 8G, mas há muitos anos que uso as agendas electrónicas.

                                                      Actualmente junto ambos, isto é, faço a sincronização do Lotus Notes com o Telemóvel, que por acaso até funciona muito bem. Assim, tenho tudo registado e com os respectivos alarmes, tanto no Notes como no Telemóvel. É muito simples.

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                                                        #28
                                                        E quando os Americanos, afeganistanenses ou os da Coreia do Norte "arrebentarem" com os edifícios de servidores?! Tipo o da PT?

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                                                          #29
                                                          Originalmente Colocado por Drifting Ver Post
                                                          E quando os Americanos, afeganistanenses ou os da Coreia do Norte "arrebentarem" com os edifícios de servidores?! Tipo o da PT?
                                                          Não acredito que não haja backups em outros locais, como mandam as regras mais básicas

                                                          No 11 de Setembro os Bancos, Seguradores, Financeiras, etc. tinham as suas informações nas torres gémeas, e não foi por isso que as perderam.

                                                          Comentário


                                                            #30
                                                            Ás vezes o memorando é um guardanapo de papel,que escrevinhei à pressa durante o almoço.

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