Quais as vossas estratégias para gerir email, contactos, calendário e tarefas ? --- A pergunta parece simples, mas a resposta tem-me dado cabo da cabeça !
Cada vez andamos mais inundados! Inundados por um lado com toda a enxurrada de informação que a internet debita quotidianamente, por outro lado inundados com tarefas, compromissos pessoais, compromissos com os clientes, prazos legais, lembretes, papelinhos, telefonemazinhos para fazer, aniversarios, ideias para colocar em pratica, orçamentos, e outras merdinhas ...
Provavelmente muitos de vós sentem isto.
E agora pergunto: Quais as vossas estratégias para navegar calmamente em tal mar de informação ??
Pessoalmente, a minha cabeça tem sido bastante boa e tem dado razoavelmente conta do recado, mas já não dá para tudo, por isso decidi aliviar muita coisa que tenho na cabeça, bem como digitalizar muita coisa que tenho em papelinhos soltos. Sim, papelinhos soltos e folhas de tarefas, pois sempre resisti a utilizar uma agenda fisica (tipo agenda anual)
Ressalvo que já sou um OUTLOOKiano para a parte do E-Mail, ou seja uso religiosamente o Outlook (2007), e estou bastante satisfeito.
Antes do Outlook utilizava o Outlook Express há muitos anos, e ainda só não tinha mudado por inércia e porque sabia que a migração seria trabalhosa. E foi, demorei vários DIAS .
Ou seja, investi tempo (bastante) na personalização do outlook, mas sem duvida que compensou . É a velha frase do "se eu tivesse oito horas para derrubar uma árvore, passaria seis afiando meu machado."
Exemplo Outlook 2007
No outlook tenho todas as minhas contas de email, e centenas de pastas e regras que simplificam e ajudam bastante na gestão do email.
Essas regras não só arrumam o correio à medida que vai chegando, como ajudam imenso a não perder tempo com correio que não interessa.
Um exemplo pratico: O fornecedor ou a marca XPTO costuma mandar-me uma newsletter semanal com preços, promoções, etc. Ora, acho interessante ficar com esse registo, mas não me apetece ser incomodado ou distraido pelo outlook a avisar-me que o essa Newsletter chegou. Solução: Criar uma pasta para onde essas newsletters são canalizadas, e ao mesmo tempo ficam marcadas como lidas. Ou seja, se um dia precisar consultar já sei que estão lá na pasta respectiva , mas não quero ser chateado à medida que vão chegando.
EXEMPLO de regras do outlook:
Claro que há um ou outro detalhe que gostaria de melhorar, como aumentar a eficiencia das search folders (as quais infelizmente nao funcionam para vários PST´s ao mesmo tempo), bem como gerir melhor a parte de arrumar automaticamente o correio enviado. Mas nada de urgente, pois posso dizer que tenho o mail em dia, e a trabalhar de uma forma eficiente e bem oleada
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QUando à parte da gestão das tarefas e calendário é que estou a tentar elaborar um esquema para usar doravante, e gostaria de colher mais opiniões
Tenho lido muito, e já percebi que é dificil existir uma formula consensual / universal / all in one.
Algumas das principais soluções: Outlook Classico ; Exchange ; Outlook Online (outlook.com) ; Google calendar ; Trello ; omnifocus ; Evernote ; Remember The Milk ; Producteev ; Toodledo
E aqui o problema ramifica-se em duas partes principais : Agenda (calendário) , e listagem de TAREFAS
Para a parte da Agenda (calendário) , O Google é porreiro, sobretudo para quem tem uma conta Gmail , e usa essa conta através do Browser . Pessoalemente já utilizei essa agenda durante algum tempo, e gostei bastante. No entanto, devido a guerrilhas Google / Microsoft, de momento a sincronização com o Outlook (Instalado localmente) não existe, o que torna bastante desinteressante o Google para quem usa Outlook.
Ressalvo que existe uma versão paga do Gmail que permite essa sincronização, mas no meu caso tenho dominio próprio, não tenho qualquer interesse em estar a pagar pelo Gmail profissional.
Após ter feito uma série de testes , optei pelo Outlook.pt , o qual funciona bem online (Browser), funciona bem em todos os tablets e smartphones (Apple , android e Windows phone), e sincroniza bastante bem com o Outlook Instalado localmente. No caso do Outlook 2013 é fantástico e tudo funciona out of the box, no caso do Oulook 2003 , 2007 ou 2010 é necessário instalar o " Microsoft Outlook Hotmail Connector " para fazer o activesync, mas na pratica funciona bem .
Aliás, funciona bem para a parte do calendário / agenda , pois não sincroniza as tarefas!!! Apenas o 2013 consegue sincronizar essa parte !!!
Mas do mal o menos, pois as tarefas do Oulook.com e do Google calendar são algo basicas, sobretudo quando combinado com gestores de tarefas mais bem conseguidos como por ex o Trello , o qual recomendo vivamente :
E pronto, é esta a estratégia que me parece a mais correcta, recapitulando :
Para o correio> Outlook Local com todas as contas de correio (ao qual acedo via VPN)
Para agenda / calendário >Outlook.pt em todo o lado, sincronizado com o Outlook Local
Para tarefas, to-do´s e cenas avulsas> Trello
Por ultimo partilho este artigo de alguem com dilemas similares: http://moverell.com/post/37906527558...ne-with-trello
Opiniões , experiencias e sugestões são bem vindas
Alguns screenshots das aplicacoes aqui faladas :
Remember the Milk
Cada vez andamos mais inundados! Inundados por um lado com toda a enxurrada de informação que a internet debita quotidianamente, por outro lado inundados com tarefas, compromissos pessoais, compromissos com os clientes, prazos legais, lembretes, papelinhos, telefonemazinhos para fazer, aniversarios, ideias para colocar em pratica, orçamentos, e outras merdinhas ...
Provavelmente muitos de vós sentem isto.
E agora pergunto: Quais as vossas estratégias para navegar calmamente em tal mar de informação ??
Pessoalmente, a minha cabeça tem sido bastante boa e tem dado razoavelmente conta do recado, mas já não dá para tudo, por isso decidi aliviar muita coisa que tenho na cabeça, bem como digitalizar muita coisa que tenho em papelinhos soltos. Sim, papelinhos soltos e folhas de tarefas, pois sempre resisti a utilizar uma agenda fisica (tipo agenda anual)
Ressalvo que já sou um OUTLOOKiano para a parte do E-Mail, ou seja uso religiosamente o Outlook (2007), e estou bastante satisfeito.
Antes do Outlook utilizava o Outlook Express há muitos anos, e ainda só não tinha mudado por inércia e porque sabia que a migração seria trabalhosa. E foi, demorei vários DIAS .
Ou seja, investi tempo (bastante) na personalização do outlook, mas sem duvida que compensou . É a velha frase do "se eu tivesse oito horas para derrubar uma árvore, passaria seis afiando meu machado."
Exemplo Outlook 2007
No outlook tenho todas as minhas contas de email, e centenas de pastas e regras que simplificam e ajudam bastante na gestão do email.
Essas regras não só arrumam o correio à medida que vai chegando, como ajudam imenso a não perder tempo com correio que não interessa.
Um exemplo pratico: O fornecedor ou a marca XPTO costuma mandar-me uma newsletter semanal com preços, promoções, etc. Ora, acho interessante ficar com esse registo, mas não me apetece ser incomodado ou distraido pelo outlook a avisar-me que o essa Newsletter chegou. Solução: Criar uma pasta para onde essas newsletters são canalizadas, e ao mesmo tempo ficam marcadas como lidas. Ou seja, se um dia precisar consultar já sei que estão lá na pasta respectiva , mas não quero ser chateado à medida que vão chegando.
EXEMPLO de regras do outlook:
Claro que há um ou outro detalhe que gostaria de melhorar, como aumentar a eficiencia das search folders (as quais infelizmente nao funcionam para vários PST´s ao mesmo tempo), bem como gerir melhor a parte de arrumar automaticamente o correio enviado. Mas nada de urgente, pois posso dizer que tenho o mail em dia, e a trabalhar de uma forma eficiente e bem oleada
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QUando à parte da gestão das tarefas e calendário é que estou a tentar elaborar um esquema para usar doravante, e gostaria de colher mais opiniões
Tenho lido muito, e já percebi que é dificil existir uma formula consensual / universal / all in one.
Algumas das principais soluções: Outlook Classico ; Exchange ; Outlook Online (outlook.com) ; Google calendar ; Trello ; omnifocus ; Evernote ; Remember The Milk ; Producteev ; Toodledo
E aqui o problema ramifica-se em duas partes principais : Agenda (calendário) , e listagem de TAREFAS
Para a parte da Agenda (calendário) , O Google é porreiro, sobretudo para quem tem uma conta Gmail , e usa essa conta através do Browser . Pessoalemente já utilizei essa agenda durante algum tempo, e gostei bastante. No entanto, devido a guerrilhas Google / Microsoft, de momento a sincronização com o Outlook (Instalado localmente) não existe, o que torna bastante desinteressante o Google para quem usa Outlook.
Ressalvo que existe uma versão paga do Gmail que permite essa sincronização, mas no meu caso tenho dominio próprio, não tenho qualquer interesse em estar a pagar pelo Gmail profissional.
Após ter feito uma série de testes , optei pelo Outlook.pt , o qual funciona bem online (Browser), funciona bem em todos os tablets e smartphones (Apple , android e Windows phone), e sincroniza bastante bem com o Outlook Instalado localmente. No caso do Outlook 2013 é fantástico e tudo funciona out of the box, no caso do Oulook 2003 , 2007 ou 2010 é necessário instalar o " Microsoft Outlook Hotmail Connector " para fazer o activesync, mas na pratica funciona bem .
Aliás, funciona bem para a parte do calendário / agenda , pois não sincroniza as tarefas!!! Apenas o 2013 consegue sincronizar essa parte !!!
Mas do mal o menos, pois as tarefas do Oulook.com e do Google calendar são algo basicas, sobretudo quando combinado com gestores de tarefas mais bem conseguidos como por ex o Trello , o qual recomendo vivamente :
E pronto, é esta a estratégia que me parece a mais correcta, recapitulando :
Para o correio> Outlook Local com todas as contas de correio (ao qual acedo via VPN)
Para agenda / calendário >Outlook.pt em todo o lado, sincronizado com o Outlook Local
Para tarefas, to-do´s e cenas avulsas> Trello
Por ultimo partilho este artigo de alguem com dilemas similares: http://moverell.com/post/37906527558...ne-with-trello
Opiniões , experiencias e sugestões são bem vindas
Alguns screenshots das aplicacoes aqui faladas :
Remember the Milk
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