Controlo Documental

[Corleone]

Bom dia,

Ouvi falar do sistema "ISO doc", que permite efectuar o controlo documental de uma empresa.

Basicamente, e pelo que foi dito por dois colegas meus (que o têm implementado nas respectivas empresas), é possível dar resposta às NCs (Não Conformidades) associadas com este item - Controlo Documental.

Alguém conhece este sistema? Ou análogo?

Cpts.,

 

[manucas]

Bom dia,

Ouvi falar do sistema "ISO doc", que permite efectuar o controlo documental de uma empresa.

Basicamente, e pelo que foi dito por dois colegas meus (que o têm implementado nas respectivas empresas), é possível dar resposta às NCs (Não Conformidades) associadas com este item - Controlo Documental.

Alguém conhece este sistema? Ou análogo?

Cpts.,

Boas. Estou mais familiarizado c NP EN ISO 9001 2000.

Em termos mto genericos, Controlo documental, Controlo dos registos, Manual da Qualidade e Requisitos da documentacao sao apenas alguns dos requisitos do sistema e em qq um deles podem ser auditados e logo, ter Conformidades ou Nao Conformidades.

Em relacao ao controlo documental, de grosso modo, a empresa tem q estabelecer um procedimento documentado para definir os controlos necessarios para
a)aprovar documentos quanto a sua adequacao antes de serem editados (e ai tem q ficar definido quem tem autoridade p aprovar documentos)
b) rever, actualizar e reaprovar, se necessario, documentos
(quem faz)
c) assegurar q as alteracoes e o estado actual revisao sao identificados e estao em local disponivel de utilizacao e consulta (sendo q todos os profissionais directamente visados devem saber onde esta a documentacao)
d) assegurar q se manteem legiveis e prontamente identificaveis
e)assegurar q os documentos de origem externa sao identificados e a sua ditribuicao controlada
f)prevenir a utilizacao indevida de documentos obsoletos ou desactualizados e identifica los de forma apropriada se forem retidos para qualquer proposito

O q podem constatar ou perguntar num auditoria externa
* se os documentos na tua empresa estao actualizados
* se a malta procede de acordo c o q esta documentado ou instituido
* se a malta evidencia tomada de conhecimento de documentos publicados (nao adianta dizer q nao sabiam q se fazia assim, se tiverem um documento a explicitar o procedimento, logo NC[] )
*se a empresa tem documentos obsoletos e o q lhes faz
*como se faz o controlo da documentacao externa
*qual o meio de suporte documental (pastas papel, informatico, video...)
* que accoes preventivas e correctivas desenvolvem para correcto controlo de procedimentos documentais...

Se for eu a auditar, estas lixado![]

Boa sorte e dispoe

 

[Corleone]

Manucas,

Sou coordenador de auditorias. NP EN ISO 9001:2000; NP EN ISO 14001:2004 e OHSAS 18001. Acresce o facto de que coordeno auditorias na aviação (IOSA). Talvez não estivesse tão lixado quanto isso...[]

A minha questão prende-se com o facto de não ter ainda uma uniformização de controlo de documentos: Falo de manuais, falo de impressos, registos, modelos, and so on. E quero ter.

Em empresas por onde passei no passado, existiam suportes informáticos (intranet) que me permitiam garantir e validar o estado updated do sistema (com vários alertas que o próprio sistema dava ao gestor e utilizadores, etc,etc).

Falaram-me ontem no sistema ISO DOC. Basicamente, e pelo que me foi "vendido" é um software que permite a gestão da documentação de uma empresa, as simple as that. É uma (entre várias funcionalidades) que esta ferramenta disponibiliza.

Nesse sentido, coloquei a questão.

Cpts.,

 

[manucas]

Manucas,

Sou coordenador de auditorias. NP EN ISO 9001:2000; NP EN ISO 14001:2004 e OHSAS 18001. Acresce o facto de que coordeno auditorias na aviação (IOSA). Talvez não estivesse tão lixado quanto isso...[]

A minha questão prende-se com o facto de não ter ainda uma uniformização de controlo de documentos: Falo de manuais, falo de impressos, registos, modelos, and so on. E quero ter.

Em empresas por onde passei no passado, existiam suportes informáticos (intranet) que me permitiam garantir e validar o estado updated do sistema (com vários alertas que o próprio sistema dava ao gestor e utilizadores, etc,etc).

Falaram-me ontem no sistema ISO DOC. Basicamente, e pelo que me foi "vendido" é um software que permite a gestão da documentação de uma empresa, as simple as that. É uma (entre várias funcionalidades) que esta ferramenta disponibiliza.

Nesse sentido, coloquei a questão.

Cpts.,

nao percebi, pensei q estavas ainda numa fase de aperto inicial...[]

Nas instituicoes saude q audito, ora desenvolvem aplicacoes informaticas internas q fazem a normalizacao, digamos, de todo o suporte documental, c aviso de necessidade de revisao, c avisos de documento pendente, a validar ou ja activo, por exemplo...programas esses mto interessantes, alguns deles ora recorrem a solucoes comerciais software de gestao hospitalar q possibilita a gestao documental.

O ISO DOC como suporte informatico nao conheco, nao te posso ajudar. No meu local trabalho utilizamos um software desenvolvido pela CPC HS.
Abraco

 

[Corleone]

nao percebi, pensei q estavas ainda numa fase de aperto inicial...[]

Sem problema.

Nas instituicoes saude q audito, ora desenvolvem aplicacoes informaticas internas q fazem a normalizacao, digamos, de todo o suporte documental, c aviso de necessidade de revisao, c avisos de documento pendente, a validar ou ja activo, por exemplo...programas esses mto interessantes, alguns deles ora recorrem a solucoes comerciais software de gestao hospitalar q possibilita a gestao documental.

Um software (SW) de gestão documental permitiria uma agilização de todo o processo de controlo documental. Como saberás, é nesta matéria onde os auditores gostam de "apertar" mais, na medida em que, como também saberás, é uma actividade complexa, e na generalidade das vezes, nem sempre há um cumprimento estrito do que é mencionado nos referenciais normativos (ISO, OHSAS e no meu caso, regulamentação aplicável à aviação).

Daí decorre a necessidade de existir o investimento num sistema autónomo, gerido por alguém (tipicamente um gestor do sistema - system manager), que esteja consciente da necessidade de actualização de determinados documentos, ou mesmo que seja o garante da disponibilização da documentação mais actualizada na plataforma. Assegura assim a disseminação da documentação obsoleta, identifica cabalmente as versões mais updated, por forma a que estejam disponíveis a todo e qualquer colaborador que necessite da mesma.

Naturalmente que neste tipo de SW existem níveis de permissão diferenciados, sendo tal objecto de auditoria. Só o manager tem um nível de permissão máximo, que lhe permite aceder ao histórico de documentos tornados obsoletos - após revisão dos mesmos, ou sucede o documento deixar de estar adaptado à realidade organizacional.

O ISO DOC como suporte informatico nao conheco, nao te posso ajudar. No meu local trabalho utilizamos um software desenvolvido pela CPC HS.
Abraco

Obrigado pela ajuda.

Cpts.,

 

[Hanhart]

A parte de controlo documental e registo é sem dúvida a que dá mais dores de cabeça.

Na minha área(construção), e dos SGQ's que com os quais tenho tido contacto, a distribuição de documentos, passa invariavelmente por uma intranet.

Numa das empresas em que trabalhei, qualquer impresso/documento que fosse revisto, era enviada a informação via email, para todos os trabalhadores, com o hyperlink do mesmo. Uma das boas práticas que ganhei, é precisamente não ter impressos guardados no computador: quando necessito de algo, acedo à intranet, e tenho a certeza que estou a utilizar a última versão.

Outra das dores de cabeça, e esta sim, com possiveis implicações graves, é a distribuição de peças desenhadas: existem obras onde os projectos são alterados muito frequentemente.
Aqui ainda vai funcionado o sistema "básico" do registo de entrega de documentos. No desenho em vigor, é carimbado a verde "Bom para execução" e a data; no desactualizado é carimbado a vermelho "obsoleto" e a data. Pela experiência, é um sistema falivel, mas enquanto não surgir a "geração informática" nas frentes de obra, vai ser díficil implementar outro tipo de controlo.

Outro campo onde costumam pegar, é no controlo de correspondência. Por aqui vai-se usando a bela folha excel...mas já trabalhei com uma empresa de fiscalização com um belo sistema informático(que infelizmente não me recordo do nome): tinham uma excelente ferramenta, para relacionar assuntos de actas de reunião, com a correspondência enviada/recebida. Muito prática para nos (empreiteiro) fazer a vida negra...

 

[bimmer318tds]

Olá caros colegas auditores. Eu é mais 9001 e 22000. E sim, efectivamente do que tenho visto o ponto 4.2 da norma dá sempre algumas dores de cabeça... Já tenho visto boas soluções informáticas para controlo de outros processos, em auditorias efectuadas, mas sinceramente para os documentos nunca vi. Vou fazer uma pesquisa por esse, por curiosidade.

Na área alimentar (a minha área "nativa") essa situação é ainda mais complicada, pois o referencial exige grande controlo em termos de documentos e restante informação associada aos processo de Segurança Alimentar.