Gerir frota auto

blakke

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Boas e-amigos. Com a saída de um colega da empresa vou passar a gerir o parque automóvel da mesma, não sei se temporáriamente ou definitivamente. De salientar que vos peço aqui algumas sugestões pois esta não é de todo a minha área na empresa.

São 34 viaturas, que até agora era tudo gerido na descontra. E de vez em quando lá acontece 2 ou 3 carros andarem sem inspeção, andarem sem o selo do seguro colocado, adarem com 10.000km já passados da revisão, e o pior, não se tem um registo das peças trocadas nem as faturas organizadas e acaba-se por comprar de novo coisas que ainda podem estar em garantia.

Ora bem, eu sei que se pode tabelar isto tudo numa folha do excell e ir dando uma olhada de vez em quando, mas também sei que no ipad pro existem algumas apps que fazem esta organização toda e avisam com antecedência que é preciso determinada intervenção em tal viatura. Existirá algo semelhante para windows ou android?

Alguma outra sugestão para organizar isto de maneira eficaz e compreensivel para todos?
 
O excel tem muitas potencialidades mas terias de começar tudo do zero, idealizar o modo de funcionamento e organização... seria bastante trabalhoso.

A sugestão que vou dar deve ser pouco adequada ao que se pretende mas deixo-a na mesma.

Vários membros do fórum certamente usam o spritmonitor para fazer registo de gastos em combustível e outras despesas nos seus carros.

Uma opção que tens é no final duma revisão definir um lembrete pedir para seres avisado dentro de 2 anos ou 30 mil kms para fazer nova revisão, por exemplo, conforme o que ocorrer primeiro.

(Para cada carro podes adicionar um abastecimento fictício de tempos a tempos indicando os kms, de forma a acautelar a proximidade às revisões. Não sei se há algum limite de carros a inserir, se houver talvez possas contornar isso abrindo várias contas)

No caso do seguro e inspecção podes definir para te avisar anualmente a certa data, repetindo a cada 12 meses, para cada carro.

Podes aceder via browser e também tem as respectivas apps.

Não é certamente a ferramenta mais apropriada para o que pretendes mas à falta de melhor talvez seja boa opção porque te avisa quando for altura de tratar de algo.
 
Antes de mais obrigado aos dois pelas respostas.
Não referi mas já que tocaste no ponto, os registos de abastecimentos que até agora não existiam são uma das coisas que quero passar a incluir. É que chegam aqui faturas de abastecimentos de 45 litros em carros que o depósito leva 40, por exemplo...penso que não será preciso explicar a possível causa
 
blakke said:
Antes de mais obrigado aos dois pelas respostas.
Não referi mas já que tocaste no ponto, os registos de abastecimentos que até agora não existiam são uma das coisas que quero passar a incluir. É que chegam aqui faturas de abastecimentos de 45 litros em carros que o depósito leva 40, por exemplo...penso que não será preciso explicar a possível causa
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Isso é perfeitamente possível. Penso que o tamanho de depósito é apenas o volume útil sem contar com o vaso expansor, que pode facilmente adicionar meia dúzia de litros.
 
Obtuso said:
Isso é perfeitamente possível. Penso que o tamanho de depósito é apenas o volume útil sem contar com o vaso expansor, que pode facilmente adicionar meia dúzia de litros.
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Não era definitivamente aí que ele queria chegar... [:p] [:D]
 
blakke said:
Antes de mais obrigado aos dois pelas respostas.
Não referi mas já que tocaste no ponto, os registos de abastecimentos que até agora não existiam são uma das coisas que quero passar a incluir. É que chegam aqui faturas de abastecimentos de 45 litros em carros que o depósito leva 40, por exemplo...penso que não será preciso explicar a possível causa
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Vais ter de arranjar uma aplicação para gerir os abastecimentos, até para ficares com um histórico...uma boa é em cada abastecimento, quando pedem a fatura incluirem os km que constam do totalizador e depois tu uma vez por semana ou a cada 15 dias verificas se os km nas faturas batem certo com o total realizado.

E raramente, sendo o combustível pago, o pessoal deixa chegar ao fim da reserva do depósito. Se as médias estiverem muito elevadas é sugerir uma manutenção extra (troca de filtros de combustivel/limpeza do sistema de injeção) só para não "chamar os burros pelos nomes" e os teus camaradas não ficarem com a ideia de "caça às bruxas".
 
LinoMarques said:
Não era definitivamente aí que ele queria chegar... [:p] [:D]
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Ele fala em possível causa, logo não tem certeza. Antes de fazer acusações infundadas, é bom saber que a situação pode acontecer por diversos motivos perfeitamente "legais". [:D]
 
blakke said:
Antes de mais obrigado aos dois pelas respostas.
Não referi mas já que tocaste no ponto, os registos de abastecimentos que até agora não existiam são uma das coisas que quero passar a incluir. É que chegam aqui faturas de abastecimentos de 45 litros em carros que o depósito leva 40, por exemplo...penso que não será preciso explicar a possível causa
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Eu sugeria submeter essas alterações como propostas para discussão pelos interessados, em vez de implementação unilateral.

Digamos que seria uma questão de segurança no trabalho [;)]
 
A4B5 said:
Eu sugeria submeter essas alterações como propostas para discussão pelos interessados, em vez de implementação unilateral.

Digamos que seria uma questão de segurança no trabalho [;)]
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O que há para discutir num mero registo de abastecimentos?
 
E cada carro está atribuído a uma pessoa ou pode ter vários utilizadores? Deves criar um registo de utilização por causa das multas, pois se aparecer alguma e o carro não estiver atribuído a uma pessoa específica, vais ver que não foi ninguém.
 
Ter um cartão galo frota para cada carro, uma pastilha para cada viatura com todas as faturas, uma folha excel para controlar ipo, revisões, etc
 
asjesus said:
Ter um cartão galo frota para cada carro, uma pastilha para cada viatura com todas as faturas, uma folha excel para controlar ipo, revisões, etc
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Isto . Galp frota era obrigatório.

Não tenho a certeza mas acho que ao aderires ao galp frota, tens acesso a ferramentas para gestão de frotas.
 
Last edited:
Boa noite, obrigado a todos os que estão a tentar ajudar.
Respondendo ás perguntas:

asjesus, Real, não posso ter galp frota, esta situação passa-se fora de Portugal, os abastecimentos aqui são feitos num dos postos onde já somos clientes e em que se deixa uma nota de encomenda (acho que se chama assim aí) por cada abastecimento de X litros, e no fim do mês as faturas são enviadas para a empresa pagar.

LuisMiguel, cada carro tem um condutor, exepcionalmente segundo as necessidades da empresa, alguem pode pegar na mesma.

Obtuso, os 45 litros em carros que levam 40 são só um dos mais leves exemplos que te posso dar. Ontem á tarde dei uma vista de olhos, temos aqui no meio de mitos, um comercial segmento B a levar 50 litros de gasóleo para fazer 300 km em nacionais, um carro novo

Algo não está bem aqui certo?
 
Isso dos 50 litros para fazer 300 kms tem de ser bem analisado como foi feita essa relação de consumo.
 
1º passo que tens de arranjar é mandar fazer dois blocos notas para todas as viaturas tipo excel, onde quem se servir da viatura, tem de meter matricula, data, hora, km's antes e depois e seu nome e assinar, se no mesmo dia houver mais que um condutor tem de preencher a folha, e outro para os abastecimentos, em que mete dia em que abasteceu, quantos litros foram nome e assina, e todas as semanas o ultimo tem de entregar as folhas a quem gere a frota, quanto a manutenções já que tens estas folhas torna-se mais simples controlares depois as coisas, tal como gastos, e o pessoal que anda a aproveitar-se fica entalado, pois com esse controlo não tem como fugir...

eu na minha empresa é assim que funciona há anos e bate tudo certo, só que depois quem gere a frota tem um software próprio que foi mandado fazer onde insere essa informações e controla tudo...

o 2º é o já referi tentar criar uma base dados interligada com excel de modo a conseguires ter algo para inserir o a info que te dão nas folhas preenchidas semanalmente, e pronto aos poucos vais dominado isso...
 
Blakke: não te metas a controlar consumos de forma muito rígida. Tens de dar folga nisso senão fazem-te a vida negra.
Contar sempre com desvios razoáveis.
Dou te um exemplo clássico: serviço começava as 9 nas instalações do cliente e o tecnico era sempre pontual e chegava sempre à hora de manhã sem stress.
Comecaram a controlar gasoil e viram q passeava com carro ao fim de semana (nada de especial) proibiram desvios. ( Na cabeça dos engenheiros financeiros, tudo isso é logico)
Comecou a chegar às 9h30 ou 10. Soaram alertas.
Perguntaram porquê e ele respondeu: o meu horário de trabalho começa às 9. Tau.
Pagai horas extras se quereis. E comecaram a pagar (logico , tinha direito).
No final com contas às horas extra viu-se q o controlo foi uma péssima ideia.
Só quem passa por isso é q sabe como é.

Por isso: aguentar sempre os cavalos em situações potencialmente win win.
 
Revê essa história, porque falta qualquer coisa: se o horário começa às 09h, como é que passou a chegar às 09:30/10h? Deslocação?
 
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